Preambuła

Niniejszy Kodeks Etyki Krajowej Izby Biur Rachunkowych (dalej, jako: Kodeks) został opracowany zgodnie z § 4 ust. 2 pkt 2.9) Statutu Krajowej Izby Biur Rachunkowych i obowiązuje wszystkich jej Członków.

Jego nadrzędnym celem jest wyznaczenie wysokich standardów postępowania i usług świadczonych przez Członków Krajowej Izby Biur Rachunkowych, niezależnie od ich formy prawnej lub skali prowadzonej działalności. Funkcją kodeksu jest również dążenie do ochrony interesów klientów i innych podmiotów działających na rynku usług księgowych, kadrowych i pokrewnych. Cele te powinny być realizowane z zachowaniem uczciwości, rzetelności i profesjonalizmu oraz w duchu wzajemnej współpracy, sprzyjając budowaniu zaufania społecznego do organizacji i jej członków.

W związku z tym, że Członkami Krajowej Izby Biur Rachunkowych nie są osoby fizyczne a biura rachunkowe, ich właściciele zobowiązują się do wprowadzenia zasad niniejszego Kodeksu w swoich organizacjach oraz zapewnienia jego przestrzegania przez wszystkich współpracowników.

Rozdział I

Definicje

Ilekroć w niniejszym Kodeksie jest mowa o:

1. KIBR – rozumie się przez to Krajową Izbę Biur Rachunkowych, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000922395.

2. Statut KIBR – oznacza aktualną i obowiązującą treść Statutu Krajowej Izby Biur Rachunkowych.

3. Członek KIBR – oznacza Członka zwyczajnego, wspierającego, honorowego oraz reprezentanta Członka KIBR w rozumieniu zapisów Statutu KIBR, a także Kandydata, który złożył deklarację członkowską, wraz z dokumentami, o których mowa w §8 ust. 2 Statutu.

4. Biuro rachunkowe – podmiot, który prowadzi działalność gospodarczą określoną w §7 ust. 1 Statutu KIBR.

5. Zasady etyki – zasady postępowania opisane w niniejszym dokumencie, stanowiące zbiór norm etycznych obowiązujących Członków KIBR oraz ich pracowników.

Rozdział II

Obowiązki Członków KIBR

Członkowie KIBR zobowiązani są do:

1. Przestrzegania postanowień Statutu KIBR ze szczególnym uwzględnieniem zapisów, o których mowa w §8 ust. 3 oraz §11 ust. 2 Statutu KIBR.

2. Posiadania aktualnej Polisy Odpowiedzialności Cywilnej, odpowiadającej zakresowi świadczonych usług, z sumą ubezpieczenia adekwatną do ponoszonego ryzyka.

3. Prowadzenia działalności z należytą starannością i rzetelnością, w sposób sumienny, w zgodzie z obowiązującym prawem i przyjętymi dobrymi praktykami, kierując się interesem swoich klientów, a także z poszanowaniem uczciwości, godności zawodowej, profesjonalizmu oraz dobrych obyczajów.

4. Przestrzegania zasad etyki zawodowej oraz odpowiedzialności społecznej wynikających z roli pełnionej w obrocie gospodarczym, w tym zasad uczciwej konkurencji wobec innych biur rachunkowych, legalności zatrudnienia, zapewnienia odpowiednich warunków pracy oraz uczciwego wynagradzania pracowników i współpracowników.

5. Poszanowania uzasadnionych potrzeb klientów biura rachunkowego w zakresie, w jakim są one zgodne z przepisami prawa oraz zasadami etyki. W tym celu członkowie KIBR podejmują się wyłącznie usług, do których wykonania posiadają odpowiednie kompetencje oraz zaplecze organizacyjne. Jeśli nie dysponują odpowiednimi zasobami, mają obowiązek ich niezwłocznego uzupełnienia, aby zapewnić najwyższą jakość i profesjonalizm usług, w zgodzie z przepisami obowiązującego prawa. Jeżeli nie są w stanie tego uczynić w odpowiednim czasie, zobowiązani są do poinformowania o tym klienta.

6. Pozyskiwania klientów w sposób zgodny z zasadami uczciwej konkurencji i poszanowaniem dobrych praktyk rynkowych. Członkowie KIBR w szczególności nie podejmują się działań o charakterze korupcyjnym.

7. Czynnego uczestniczenia w komunikacji z organami KIBR, przekazywania wymaganych przez te organy informacji, a także udzielania terminowych, rzeczowych i kompletnych odpowiedzi na wezwania.

8. Stałego podnoszenia kwalifikacji swoich oraz pracowników i współpracowników, w celu zapewnienia najwyższej jakości usług oraz dostosowania się do zmieniających się przepisów prawa i potrzeb klientów. W tym celu, członkowie KIBR stale dążą do osiągnięcia możliwie najwyższego poziomu kompetencji w istotnych dla swej pracy dziedzinach obejmujących edukację rachunkową, podatkową, prawną a także ekonomiczną.

9. Wykorzystywania w biurze rachunkowym oprogramowania pochodzącego z legalnych źródeł, a w przypadku oprogramowania służącego do obsługi księgowej oraz kadrowo-płacowej dodatkowo zgodnego z obowiązującymi przepisami prawa.

10. Zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych poprzez stosowanie odpowiednich środków zabezpieczenia oraz przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.

11. Rozwiązywania sporów pomiędzy Członkami KIBR, a także innymi biurami rachunkowymi w drodze polubownych negocjacji, z poszanowaniem wzajemnych interesów.

12. Wyrażania krytycznych opinii na temat działań Izby, jej organów, zespołów oraz innych Członków KIBR w sposób konstruktywny i kierowania takich wypowiedzi bezpośrednio do podmiotów, których dana sprawa dotyczy.

Rozdział III

Obowiązki właścicieli biur rachunkowych – członków KIBR

1. Wspólnicy lub właściciele biur rachunkowych, dla zapewnienia wysokich standardów zawodowych, dysponują wykwalifikowanymi i właściwie nadzorowanymi pracownikami oraz stosują skuteczne zasady kontroli wewnętrznej.

2. Wspólnicy lub właściciele biur rachunkowych są odpowiedzialni za właściwe kwalifikacje zawodowe osób wykonujących prace w biurze rachunkowym oraz sprawują niezbędny nadzór nad efektami tych prac, w zakresie wymaganym do zachowania ich najwyższej jakości i profesjonalizmu.

3. Wspólnicy lub właściciele biur rachunkowych czuwają nad tym, aby wyrażone w niniejszym dokumencie zasady etyki były aktywnie przestrzegane w biurze rachunkowym i dążą do ich promowania w świadomości pracowników oraz kontrahentów.

Rozdział IV

Relacje z klientami

Relacje z klientami powinny opierać się na wzajemnym zaufaniu, dobrej wierze, przejrzystości oraz dbałości o wspólne interesy. W trosce o profesjonalizm i najwyższe standardy usług Członkowie KIBR:

1. Zapewniają transparentność w zakresie ochrony swoich klientów poprzez udostępnienie ważnej polisy OC na żądanie klienta.

2. Informacje i dokumenty przekazywane przez klientów traktują z poszanowaniem tajemnicy gospodarczej oraz przepisów o ochronie danych osobowych, a ich udostępnienie osobom trzecim jest możliwe wyłącznie za pisemną zgodą klienta lub jeśli wynika z obowiązków prawnych przed organami administracji publicznej, urzędem skarbowym, ZUS-em i innymi instytucjami.

3. W relacjach z klientami unikają sytuacji, które mogłyby prowadzić do konfliktu interesów. Wiedza zdobyta w ramach współpracy powinna służyć wyłącznie realizacji postanowień zawartych umów z klientami. W razie zaistnienia konfliktu interesów są zobowiązani do poinformowania klienta i podjęcia działań minimalizujących ryzyko ich naruszenia.

4. Zawierają umowy z klientami w formie dokumentowej, w której jasno określają wzajemne prawa oraz obowiązki, a także zasady wynagrodzenia, rozliczeń i wydawania dokumentacji. Są zobowiązani do przedstawiania klientom jasnych i zrozumiałych warunków współpracy, unikając równocześnie wszelkich praktyk, które mogłyby wprowadzać klienta w błąd.

5. Na bieżąco i z pełną transparentnością realizują postanowienia umowy, co pozwala na utrzymanie wysokiego poziomu zaufania oraz skutecznego zarządzania w firmie klienta.

6. Zapewniają klientom dostęp do zgromadzonej w trakcie współpracy dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej. Przekazywanie dokumentacji powinno odbywać się niezależnie od stanu rozliczeń finansowych pomiędzy biurem rachunkowym, a klientem.

7. Członkowie KIBR zobowiązani są w szczególności:

   1. do ograniczenia do niezbędnego minimum kręgu osób mających dostęp do dokumentów klientów;

   2. wdrożenia odpowiednich, wewnętrznych regulacji, które mają na celu uniemożliwienie wykorzystywania przez współpracowników Członków KIBR lub inne osoby informacji o sprawach klientów lub danych dotyczących klienta, do jakichkolwiek celów niezgodnych z dyspozycjami klienta.

   3. do wyraźnego określenia zasad dostępu do informacji stanowiących informacje o charakterze poufnym oraz wyznaczania i aktualizowania kręgu osób mających dostęp do tych informacji, a także do wprowadzenia systemu nadzoru nad przepływem i wykorzystywaniem informacji o charakterze poufnym.

8. Członkowie KIBR wykonują swoje obowiązki w uzgodnionych terminach bez nieuzasadnionych opóźnień. W przypadku opóźnienia, członkowie KIBR niezwłocznie informują klienta o jego przyczynach.

9. Członkowie KIBR niezwłocznie reagują na pytania i wątpliwości klientów dotyczące zakresu współpracy.

10. Po zakończeniu współpracy z klientem przekazują mu kompletną dokumentację, umożliwiającą kontynuację prowadzenia dokumentacji księgowo-rachunkowej, niezależnie od stanu rozliczeń finansowych pomiędzy biurem rachunkowym a klientem.

11. Świadczą usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami Kodeksu Etyki. Prowadzenie ewidencji księgowych w sposób sprzeczny z tymi zasadami lub w celu uzyskania nieuczciwych korzyści materialnych, zarówno przez biuro rachunkowe, jak i jego klientów, jest niedopuszczalne.

Rozdział V

Współpraca z innymi biurami rachunkowymi

Mając na uwadze najwyższe standardy współpracy z innymi Biurami rachunkowymi Członkowie KIBR są zobowiązani:

1. Troszczyć się o relacje z innymi Członkami KIBR tak, aby były one oparte na wzajemnym szacunku, uczciwej konkurencji i poszanowaniu zasad etyki. Niedopuszczalne jest szerzenie nieprawdy, pomawianie oraz działania, które mogłyby zaszkodzić reputacji innych biur rachunkowych.

2. Dbać o reputację branży, kierując się zasadą solidarności wobec innych podmiotów świadczących usługi rachunkowe, kadrowe oraz pokrewne. Przejawia się to w powstrzymywaniu się od działań, które mogłyby naruszyć dobre imię innych biur rachunkowych oraz w unikaniu praktyk prowadzących do nieuczciwej konkurencji.

3. Nie dopuszczać się publicznych wypowiedzi, niezależnie od ich formy, wartościujących negatywnie inne biura rachunkowe.

4. Prowadzić działania marketingowe i reklamowe w sposób rzetelny i obiektywny, bez agresji czy negatywnego wartościowania innych biur rachunkowych.

5. W sytuacjach wymagających współdziałania, Członkowie KIBR zobowiązują się do wymiany informacji i doświadczeń w sposób transparentny i profesjonalny. Współpraca ta powinna być realizowana z zachowaniem należytej staranności i z uwzględnieniem interesu klienta.

6. W przypadku wymiany dopuszczalnych informacji pomiędzy członkami KIBR, informacje te powinny być rzetelne i zgodne z najlepszą wiedzą.

Rozdział VI

Współpraca z innymi podmiotami

Mając na uwadze reputację branży, etyczne zachowanie i promowanie wysokich standardów w kontaktach z innymi podmiotami, Członkowie KIBR powinni zadbać, o to by współpraca:

1. Była ukierunkowana na dobro i interes klienta, z zachowaniem najwyższego poziomu bezpieczeństwa jego danych i interesów.

2. Odbywała się przy dochowaniu wszelkich starań, aby unikać sytuacji prowadzących do konfliktu interesów, zarówno ze strony biura, jak i klienta.

3. Z podmiotami wykonującymi zawód zaufania publicznego, odbywała się z poszanowaniem zasad etyki tych zawodów.

Rozdział VII

Współpraca z organami administracji publicznej i innymi instytucjami

1. Relacje z organami administracji publicznej, urzędami skarbowymi, ZUS-em oraz innymi instytucjami, powinny opierać się na zasadzie przejrzystości, profesjonalizmu i zgodności z przepisami prawa.

2. Członkowie KIBR są zobowiązani do:

   1. dbałości o terminowe i rzetelne wypełnianie obowiązków sprawozdawczych wynikających z aktualnych przepisów prawa i zgodnych z zakresem umowy oraz udzielonego pełnomocnictwa przez klienta, wobec organów administracji publicznej, urzędów skarbowych, ZUS-u oraz innych instytucji,

   2. unikania sytuacji mogących prowadzić do konfliktów w relacjach z organami administracji publicznej, urzędem skarbowym, ZUS-em oraz innymi instytucjami.

   3. współpracy z organami administracji publicznej w zakresie wymiany informacji, również w przypadku kontroli podatkowo – celnych czy postępowań podatkowych, z uwzględnieniem interesów klienta.

Rozdział VIII

Zgłoszenia i konsekwencje naruszeń zasad etyki

1. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazujących na naruszenie lub uzasadniających podejrzenie naruszenia Zasad etyki, zachowanie takie może być poddane ocenie Komisji polubownej, o której mowa w Statucie KIBR.

2. Zgłoszenie naruszenia zasad etyki należy kierować drogą pisemną lub w formie e-mail na adres Zarządu KIBR.

3. Zgodnie z zapisami §24 ust. 4 pkt 5 Statutu KIBR, Komisja Polubowna prowadzi na zlecenie Zarządu lub Komisji Rewizyjnej postępowanie wyjaśniające.

4. W wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, Komisja Polubowna stwierdza, w sposób określony w regulaminie funkcjonowania Komisji Polubownej, czy doszło do naruszenia zasad.

5. Stwierdzenie naruszenia zasad etyki przez Członka KIBR może prowadzić do zastosowania sankcji w postaci wykreślenia z listy Członków KIBR zgodnie z §13 ust 1 pkt 2) lit c) w zw. z §11 ust. 2 pkt 2) Statutu KIBR.

Rozdział IX

Postanowienia końcowe

1. Niniejszy Kodeks został przyjęty przez Walne Zgromadzenie Członków Krajowej Izby Biur Rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w Statucie KIBR i wchodzi w życie z dniem uchwalenia.

2. Zmiany w treści Kodeksu mogą być dokonywane wyłącznie przez Walne Zgromadzenie Członków Krajowej Izby Biur Rachunkowych, w trybie określonym w Statucie KIBR.

3. Wszyscy Członkowie KIBR są zobowiązani do przestrzegania postanowień niniejszego Kodeksu oraz propagowania jego zasad w środowisku zawodowym.

Opracowanie Zespołu ds. Profesjonalizacji KIBR, dnia 17 marca 2025r.